Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et ce que couvre cette politique

Logistiques CNS, aussi connue sous le nom de CNS Logistics (9516-1626 Québec inc.), est une entreprise de déménagement située au 4590, boulevard Henri-Bourassa Ouest, Saint-Laurent (Québec) H4L 1A8.

Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons, où ils sont conservés, combien de temps nous les gardons et comment exercer vos droits. Elle s'applique :

• au site cnslogistics.ca et à vos demandes de soumission;
• à nos services de déménagement;
• au service de soumission par vidéo, à l'adresse vision.cnslogistics.ca;
• à la vidéo « avant » que notre chef d'équipe tourne lors d'un déménagement garanti.

Nous appliquons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et, lorsque vos renseignements sont communiqués à l'extérieur du Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (loi fédérale).

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Vous pouvez communiquer avec le responsable pour exercer vos droits d'accès et de rectification, retirer votre consentement ou déposer une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels.

3. Le site Web et vos demandes courantes

Cette section couvre le site cnslogistics.ca et les demandes que vous nous faites dans le cours normal de nos affaires : le calculateur et le formulaire de soumission, les formulaires de demande spécialisés, l'assistant de clavardage, les candidatures, les courriels et les appels. Le service de soumission par vidéo suit la section 4, et la vidéo « avant » suit la section 5.

Ce que nous recueillons

• Lorsque vous demandez une soumission ou remplissez l'un de nos formulaires de demande : votre nom, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone, vos adresses de départ et d'arrivée, la date de votre déménagement, la taille de votre logement, les détails de votre déménagement et vos notes.
• Lorsque vous utilisez l'assistant de clavardage : les messages que vous écrivez, la page où vous vous trouviez et les détails de votre navigateur. Si vous donnez votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone ou les détails de votre déménagement dans la conversation, ils sont conservés avec celle-ci.
• Lorsque vous posez votre candidature : les renseignements du formulaire et, si vous le joignez, votre curriculum vitae.
• Lorsque vous nous appelez ou nous écrivez : ce que vous nous dites et nos réponses.
• Lorsque vous consultez le site : votre adresse IP et les détails de votre requête dans les journaux de notre hébergeur, la mesure des visites décrite plus bas et, seulement avec votre consentement, les données d'analyse.

Pourquoi

• Répondre à votre demande, préparer votre soumission et planifier votre déménagement.
• Vous envoyer la confirmation de votre demande et communiquer avec vous au sujet de votre déménagement.
• Étudier votre candidature.
• Faire fonctionner le site et le protéger et, avec votre consentement, comprendre comment les visiteurs l'utilisent.
• Respecter nos obligations légales, fiscales et comptables.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous ne vous envoyons pas de courriels de marketing, sauf si vous le demandez.

Témoins et technologies semblables

Lors de votre première visite, un bandeau vous demande votre choix. Ce choix est conservé dans votre navigateur.

• Essentiels : votre choix de témoins, le brouillon du calculateur (voir plus bas) et des marqueurs temporaires qui disparaissent à la fermeture de l'onglet. Ils ne demandent pas votre consentement.
• Analyse, seulement si vous acceptez : Google Analytics mesure les visites et les clics sur nos numéros de téléphone, et Dealfront (Leadfeeder) reconnaît les entreprises dont le réseau visite notre site. Si vous choisissez les témoins essentiels seulement, ni l'un ni l'autre n'est chargé.
• Mesure des visites sans témoins : notre hébergeur compte les pages vues et mesure la vitesse des pages, sans témoins et sans conserver votre adresse IP.
• Cartes : lorsque vous utilisez les champs d'adresse du calculateur, Google Maps se charge pour suggérer des adresses et peut déposer ses propres témoins.

Vous pouvez modifier votre choix en tout temps au moyen du bouton ci-dessous ou des paramètres de votre navigateur.

Brouillons de formulaire

Le calculateur enregistre vos réponses dans votre navigateur au fur et à mesure, pour que vous puissiez y revenir. Ce brouillon reste sur votre appareil : nous le recevons seulement lorsque vous envoyez votre demande. Il est effacé une fois votre demande envoyée, et vous pouvez l'effacer en tout temps en supprimant les données de notre site dans votre navigateur.

Qui reçoit vos renseignements

Notre équipe et nos déménageurs voient ce dont ils ont besoin pour réaliser votre déménagement. Nous faisons aussi appel aux fournisseurs suivants.

• Vercel, notre hébergeur, aux États-Unis : chaque requête faite au site, avec votre adresse IP et les détails de votre navigateur, ainsi que le contenu des formulaires et des messages de clavardage qui y transitent. Vercel mesure aussi les visites et la vitesse des pages, sans témoins.
• Formspree, aux États-Unis : le contenu du formulaire de soumission et des formulaires de demande spécialisés, qu'il conserve et transmet à notre boîte de réception.
• Resend, aux États-Unis : votre nom, votre adresse courriel et les détails de votre demande, pour vous envoyer le courriel de confirmation, ainsi que les coordonnées recueillies par l'assistant de clavardage, qu'il transmet à notre boîte de réception.
• Anthropic, aux États-Unis : les messages que vous écrivez à l'assistant de clavardage, pour rédiger ses réponses, et, par l'intermédiaire de Zapier, les détails de votre demande de soumission, pour rédiger le premier courriel de réponse que nous vous envoyons.
• Supabase, au Canada (région de Montréal) : les conversations de clavardage, avec la page où vous vous trouviez et les détails de votre navigateur, ainsi que les candidatures et les curriculum vitae.
• Supabase, au Canada (région de Montréal), pour notre propre logiciel de vente : vos coordonnées, les détails de votre demande et notre suivi auprès de vous.
• Google Maps Platform, aux États-Unis : les adresses que vous tapez dans le calculateur, pour suggérer des adresses et calculer la distance de route.
• Google Analytics, aux États-Unis, seulement avec votre consentement : les pages consultées, votre région approximative, les détails de votre appareil et de votre navigateur, et les clics sur nos numéros de téléphone.
• Dealfront (Leadfeeder), dans l'Union européenne, seulement avec votre consentement : votre adresse IP et les pages consultées, pour reconnaître l'entreprise dont vous utilisez le réseau.
• Jobber, notre plateforme de gestion, lieu de conservation non précisé (Jobber indique pouvoir traiter les renseignements au Canada, aux États-Unis ou dans d'autres pays) : votre dossier client et les dossiers de vos déménagements, dont vos coordonnées, vos adresses, les détails de votre déménagement, les soumissions et les factures.
• Zapier, aux États-Unis : les renseignements de votre demande de soumission ou de votre formulaire de demande, pour les transmettre automatiquement entre nos outils.
• Google Workspace, notre service de courriel, dans des centres de données de Google dont l'emplacement n'est pas précisé : les courriels que vous échangez avec nous par notre boîte info@cnslogistics.ca.
• Twilio, aux États-Unis : votre numéro de téléphone et les textos que nous échangeons avec vous.

Vos renseignements peuvent donc être communiqués à l'extérieur du Québec. Ils sont alors soumis aux lois de l'endroit où ils sont conservés. Les renseignements que nos fournisseurs conservent ou traitent aux États-Unis sont soumis aux lois de ce pays et peuvent être accessibles à ses autorités chargées de l'application de la loi et de la sécurité nationale. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi ou un tribunal l'exige, ou à l'acquéreur de l'entreprise en cas de vente ou de fusion.

Combien de temps nous les gardons

• Demandes de soumission et formulaires de demande : jusqu'à 24 mois après notre dernier échange.
• Conversations de clavardage : supprimées automatiquement 24 mois après le dernier message.
• Candidatures et curriculum vitae : supprimés automatiquement 24 mois après la date de la candidature.
• Dossiers des déménagements réalisés : jusqu'à 7 ans, à des fins légales, fiscales et d'assurance.
• Données d'analyse : selon la configuration de Google Analytics, sous une forme qui ne vous nomme pas.
• Brouillons de formulaire : sur votre appareil seulement, jusqu'à ce qu'ils soient effacés (voir plus haut).

Le service de soumission par vidéo suit les délais de la section 4, et la vidéo « avant » suit ceux de la section 5. Dans chaque cas, nous conservons plus longtemps si la loi nous y oblige.

Les enfants

Le site et nos formulaires s'adressent aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels sur des enfants au moyen du site. Si vous croyez qu'un enfant nous a transmis des renseignements par le site, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 2) et nous les supprimerons. La section 4 explique ce qui arrive si votre propre enfant apparaît dans une vidéo.

Liens vers d'autres sites

Notre site contient des liens vers d'autres sites, comme Google et des réseaux sociaux. Leurs propres politiques de confidentialité s'y appliquent.

4. Le service de soumission par vidéo

Le tournage est facultatif. Si vous préférez ne pas filmer, vous pouvez obtenir votre soumission de la façon habituelle : notre calculateur en ligne, ou par téléphone au 514-416-9610.

Ce que nous recueillons

• Votre formulaire de déménagement : vos adresses, la façon dont les déménageurs entrent et sortent aux deux adresses, les pièces à déménager, les articles spéciaux et vos notes. Pour les fichiers joints, nous ne conservons que le nom, la taille et le type du fichier.
• Vos vidéos : une courte vidéo par pièce, le chemin jusqu'à la porte et les accès à l'immeuble, filmés directement dans votre navigateur. Le fichier vidéo est conservé tel que votre téléphone l'a produit; un téléphone peut y inscrire des détails, par exemple sa marque, son modèle et l'heure du tournage.
• Les images fixes que notre serveur tire de vos vidéos.
• Votre liste d'inventaire, avec les corrections de notre estimateur et votre confirmation.
• La preuve de votre consentement. Elle ne contient ni votre adresse IP ni les détails de votre navigateur.
• Pour la sécurité : votre adresse IP dans un compteur journalier, et votre adresse IP et les détails de votre navigateur dans notre journal des accès lorsque vous consultez ou confirmez votre liste d'inventaire au moyen de votre lien.

L'intérieur d'un domicile est privé : votre vidéo peut montrer accessoirement d'autres personnes, des photos, des documents ou des écrans, et nous la traitons comme un renseignement sensible.

Pourquoi

• Préparer votre soumission et planifier l'équipe de déménagement.
• Conserver la vidéo comme preuve en cas de réclamation pour dommages.
• Pour un déménagement garanti (un déménagement que nous emballons, selon le contrat de déménagement garanti), servir de référence pour le prix fixe. Pour un tel déménagement, l'état de chaque article, sur lequel une réclamation pour dommages est tranchée, est établi par la vidéo « avant » du chef d'équipe (section 5).
• Comparer la soumission à la facture finale pour vérifier l'exactitude de nos soumissions vidéo.

Nous relions votre vidéo à votre dossier par un numéro de dossier dans notre plateforme de gestion (Jobber) seulement.

Ce que fait le logiciel et ce que fait une personne

Sur notre serveur, nous tirons des images fixes de la vidéo. Seules ces images, jamais la vidéo elle-même, sont envoyées à Anthropic, un service situé aux États-Unis, avec les noms de pièces de votre formulaire et des consignes fixes : d'abord, en quelques secondes, pour vérifier que la pièce est lisible et vous permettre de refilmer au besoin, puis, plus tard, pour rédiger une liste d'inventaire. Un estimateur de CNS vérifie chaque ligne, vous confirmez la liste, puis notre équipe prépare votre soumission. Le logiciel ne fixe aucun prix : c'est une personne de CNS qui fixe le prix. Aucune décision à votre sujet n'est fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Où vont vos renseignements

• Anthropic, aux États-Unis, reçoit les images fixes et les noms de pièces seulement. Avant d'utiliser ce service, nous avons évalué les risques comme l'exige la loi québécoise et conclu une entente écrite avec Anthropic.
• Aux États-Unis, ces images fixes et ces noms de pièces sont soumis aux lois de ce pays et peuvent être accessibles à ses autorités chargées de l'application de la loi et de la sécurité nationale.
• Tout ce que ce service conserve est hébergé par OVHcloud à Beauharnois (Québec), y compris les copies de sauvegarde chiffrées. Aux termes du contrat, des sociétés affiliées à OVHcloud situées à l'extérieur du Québec, mais pas aux États-Unis, peuvent y avoir accès pour assurer la disponibilité, la sécurité et la maintenance du service. Nous avons aussi évalué cet accès comme l'exige la loi québécoise.

Vos renseignements peuvent donc être communiqués à l'extérieur du Québec.

Combien de temps nous les gardons

Vos vidéos :

• Si vous ne retenez pas nos services : la suppression est prévue 30 jours après la date de la soumission, ou 30 jours après le premier jour de tournage si aucune date de soumission n'a été inscrite.
• Si vous retenez nos services : la suppression est prévue 90 jours après la date du déménagement.
• En cas de réclamation pour dommages : la vidéo utilisée pour trancher la réclamation est conservée au moins un an après la décision, comme la loi l'exige. Si vous n'êtes pas d'accord avec notre décision, nous la conservons pendant les trois ans que la loi vous donne pour aller devant un tribunal. Elle est conservée plus longtemps si un appel est en cours ou si une autre obligation légale de conservation s'applique encore.

Votre formulaire de déménagement :

• 30 jours après son envoi si aucun tournage ne l'utilise.
• Si un tournage l'a utilisé et que vous ne retenez pas nos services : 30 jours après la date de la soumission, ou 30 jours après l'envoi du formulaire si aucune date de soumission n'a été inscrite.
• Si vous retenez nos services : 3 ans après le déménagement.
• Le formulaire n'est jamais supprimé avant la vidéo d'un tournage qui l'a utilisé.

Votre liste d'inventaire et votre dossier de soumission (y compris les noms de pièces et les réponses de votre formulaire qui y sont copiées) :

• 1 an après la date de la soumission si vous ne retenez pas nos services (1 an après le premier jour de tournage si aucune date de soumission n'a été inscrite).
• 3 ans après le déménagement si vous retenez nos services.
• Une entrée copiée dans votre dossier de facturation est conservée pour la période fiscale (6 ans).

Les autres renseignements :

• Le compteur journalier conserve votre adresse IP avec les totaux du jour pendant environ 25 heures au maximum.
• Notre journal des accès conserve votre adresse IP et les détails de votre navigateur pendant 12 mois; ce même journal inscrit chaque consultation de votre dossier par notre personnel.
• Nous gardons la preuve de votre consentement tant que vous êtes notre client et pendant 3 ans ensuite.

Chaque suppression a lieu à la première exécution nocturne après la date prévue ou, si le serveur est hors service, à la première exécution nocturne après son retour en service. Les copies de sauvegarde sont effacées dans les 30 jours suivant la suppression. Dans chaque cas, nous conservons plus longtemps si la loi nous y oblige.

Les autres personnes et les enfants

Avant de filmer, avisez les personnes qui vivent avec vous, ne filmez que le nécessaire et assurez-vous d'avoir le droit de filmer les lieux. Personne d'autre ne doit apparaître, et aucun enfant ne doit apparaître. Si votre propre enfant de moins de 14 ans apparaît malgré ces instructions, vous y consentez en qualité de titulaire de l'autorité parentale. Si notre estimateur voit une personne dans la vidéo, il vous demande de filmer de nouveau.

Toute personne dont l'image se retrouve dans une vidéo peut communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, à info@cnslogistics.ca, pour voir la vidéo, la faire corriger ou la faire supprimer.

5. La vidéo « avant » d'un déménagement garanti

Lors d'un déménagement garanti, le jour de l'emballage, avant que l'équipe ne touche à quoi que ce soit, le chef d'équipe filme chaque meuble en votre présence. Vous pouvez lui demander de filmer aussi un appareil ou un autre objet. Vous acceptez ou refusez cette vidéo par écrit dans le contrat de déménagement garanti (article 24). Si vous ne faites aucun choix, nous vous le redemandons avant le jour de l'emballage. Sans votre accord, nous ne filmons pas.

• Pourquoi : la vidéo montre l'état de ce qui est filmé au moment où nous le prenons en charge. Nous évaluons toute réclamation pour dommages à l'aide de cette vidéo.
• Comment : le chef d'équipe filme au moyen de notre page Web, sur un téléphone. La vidéo est envoyée directement sur notre serveur chez OVHcloud, à Beauharnois, au Québec. La page ne l'enregistre pas dans le téléphone. La vidéo est conservée scellée, avec sa date et son heure, sous votre numéro de contrat.
• Ce qu'elle montre : des meubles et des objets. Le chef d'équipe évite de filmer les personnes. Dites-lui si quelqu'un se trouve dans l'image.
• Qui la voit : le chef d'équipe qui la tourne; ensuite le président de CNS et une personne qu'il désigne par écrit, pour les réclamations seulement. Elle ne sert ni à la publicité ni à la formation. Elle n'est envoyée ni à Anthropic ni à aucun service d'intelligence artificielle.
• Quand elle sort de notre serveur : seulement si vous en demandez une copie; si votre réclamation est transmise à notre assureur ou à un technicien; si la loi ou un tribunal l'exige; ou si nous en avons besoin pour répondre à une réclamation devant un tribunal ou devant l'Office de la protection du consommateur. Notre hébergeur, OVHcloud, et des sociétés de son groupe peuvent accéder au serveur pour en assurer le fonctionnement et la sécurité. Certaines se trouvent à l'extérieur du Québec.
• Combien de temps : nous la gardons tant que nous avons encore vos biens. Nous la supprimons 90 jours après la livraison de vos biens si aucune réclamation n'est ouverte. Si vos biens sont vendus selon l'article 17.4 g) du contrat, ou s'ils sortent de nos mains d'une autre façon sans être livrés, les 90 jours comptent à partir du jour où nous cessons de les garder. Si elle a servi à rendre une décision sur une réclamation, la loi nous oblige à la garder au moins un an après la décision. Si vous n'êtes pas d'accord avec notre décision, nous la gardons pendant les trois ans que la loi vous donne pour aller devant un tribunal. Une obligation légale de conservation passe avant ces délais.
• Si vous la refusez, ou si vous la faites supprimer avant que nous ayons rendu notre décision sur une réclamation : votre prix fixe demeure. Par contre, le traitement des réclamations en 48 heures ne s'applique plus, parce que nous n'avons plus la preuve dont il dépend; la réclamation est alors évaluée avec les autres preuves. Si c'est nous qui omettons de faire la vidéo, la garantie reste entière.

6. Vos droits

Vous pouvez, en tout temps :

• consulter vos renseignements et en obtenir une copie;
• faire corriger un renseignement inexact ou incomplet;
• demander la suppression de vos renseignements, sauf ceux que la loi nous oblige à conserver;
• retirer votre consentement;
• obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé : nos dossiers sont des fichiers JSON et les vidéos sont des fichiers vidéo, que notre personnel vous remet sur demande.

Écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 2). Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons par écrit dans les 30 jours, comme la loi l'exige.

Lorsque vous demandez la suppression ou retirez votre consentement, un membre du personnel inscrit les dates du dossier à la main dans ce délai de 30 jours, les fichiers sont supprimés à la première exécution nocturne qui suit, et les copies de sauvegarde suivent dans les 30 jours, sauf si une réclamation ou une obligation légale nous oblige à les conserver. Un retrait peut nous empêcher de fournir la soumission ou le service.

7. Plaintes

Pour vous plaindre de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 2) en décrivant la situation. Nous examinons votre plainte et vous répondons par écrit dans les 30 jours.

Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Lorsque vos renseignements sont communiqués à l'extérieur du Québec, vous pouvez aussi porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).

8. Sécurité

• Les échanges entre votre navigateur et nos pages sont chiffrés (HTTPS).
• Seul notre personnel autorisé, après s'être connecté, peut ouvrir votre dossier, et notre journal des accès inscrit chaque consultation.
• Chaque dossier du service vidéo est scellé avec une empreinte numérique qui fait voir toute modification.
• Les copies de sauvegarde sont chiffrées sur notre serveur avant d'en sortir, avec des clés qu'OVHcloud ne détient pas.
• En cas d'incident de confidentialité qui présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, comme la loi l'exige.

Aucune transmission par Internet n'est entièrement sûre.

9. Notre gouvernance des renseignements personnels

Notre politique de gouvernance des renseignements personnels, approuvée par notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 2), encadre la conservation et la destruction de vos renseignements, les rôles de notre personnel et le traitement des plaintes. En voici l'essentiel.

Les rôles

• Notre responsable de la protection des renseignements personnels, le président de CNS, approuve nos politiques, est consulté dès le début de tout projet qui touche des renseignements personnels, est consulté pour évaluer le risque de chaque incident de confidentialité, tient le registre des incidents et répond aux demandes et aux plaintes.
• Un membre de notre personnel n'a accès à un renseignement que s'il en a besoin pour son travail.
• Le bureau (ventes, répartition) recueille ce qu'il faut pour la soumission et le déménagement, et transmet au responsable toute demande ou plainte.
• L'estimateur vérifie chaque ligne de la liste d'inventaire tirée de vos vidéos et vous demande de filmer de nouveau si une personne apparaît. Une personne fixe le prix; le logiciel n'en fixe aucun.
• Lors d'un déménagement garanti, le chef d'équipe tourne la vidéo « avant » avec votre accord écrit, sans filmer de personnes (section 5).
• L'équipe de déménagement voit ce dont elle a besoin pour faire votre déménagement.
• Tout membre du personnel signale un incident au responsable dès qu'il le voit.

La conservation et la destruction

Nous gardons vos renseignements pendant les délais des sections 3, 4 et 5. Quand ils ne servent plus aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, nous les détruisons ou les anonymisons, sauf si la loi nous oblige à les garder plus longtemps ou si une réclamation est ouverte. Au service vidéo, chaque suppression est inscrite dans un journal des suppressions, qui en fait la preuve.

Les plaintes

Voir la section 7. Le responsable inscrit la date de réception, examine les faits et vous répond par écrit dans les 30 jours : ce qu'il a trouvé et ce que nous faisons. Si votre plainte est fondée, nous corrigeons notre pratique.

Les nouveaux projets

Avant de mettre en place ou de refondre un système qui touche des renseignements personnels, nous faisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

10. Modifications de cette politique

La date en haut de cette page indique la dernière mise à jour. Lorsque nous modifions cette politique, nous publions la nouvelle version sur cette page avec un résumé des changements.

Le texte de consentement du service vidéo porte un numéro de version. Toute modification crée une nouvelle version, et la preuve de votre consentement indique la version que vous avez acceptée. Si un changement touche une fin, un tiers ou un lieu où vos renseignements sont communiqués, nous vous présentons le nouveau texte avant de l'appliquer à vos renseignements.

Historique :

• 10 octobre 2026 : la loi fédérale est nommée (section 1); accès possible des autorités américaines aux renseignements conservés ou traités aux États-Unis (sections 3 et 4); ajout du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, auprès duquel vous pouvez aussi porter plainte (section 7); ajout de notre gouvernance des renseignements personnels (section 9).
• 8 octobre 2026 : ajout du service de soumission par vidéo (section 4) et de la vidéo « avant » d'un déménagement garanti (section 5); le responsable de la protection des renseignements personnels est désigné par son titre.