Comment fonctionne une soumission par vidéo, et ce que devient la vidéo

1. Pourquoi nous vous demandons de filmer

Vous filmez une courte vidéo par pièce, le chemin jusqu'à la porte et les accès à l'immeuble, directement dans votre navigateur. L'intérieur d'un domicile est privé : votre vidéo peut montrer accessoirement d'autres personnes, des photos, des documents ou des écrans, et nous la traitons comme un renseignement sensible. Sur notre serveur, nous tirons des images fixes de la vidéo. Seules ces images, jamais la vidéo elle-même, sont envoyées à Anthropic, un service situé aux États-Unis, avec les noms de pièces de votre formulaire et des consignes fixes : d'abord, en quelques secondes, vérifier que la pièce est lisible pour vous permettre de refilmer au besoin, puis, plus tard, rédiger une liste d'inventaire. Un estimateur de CNS vérifie chaque ligne, vous confirmez la liste, puis notre équipe prépare votre soumission et planifie l'équipe de déménagement. Nous conservons aussi la vidéo comme preuve en cas de réclamation pour dommages. Pour un déménagement garanti (un déménagement que nous emballons, selon le contrat de déménagement garanti), la vidéo sert aussi de référence pour le prix fixe; pour un tel déménagement, l'état de chaque article, sur lequel une réclamation pour dommages est tranchée, est établi par la vidéo du chef d'équipe tournée le jour de l'emballage, à laquelle vous consentez dans le contrat de déménagement garanti. Nous pouvons comparer la soumission à la facture finale pour vérifier l'exactitude de nos soumissions vidéo. Nous relions cette vidéo à votre dossier par un numéro de dossier dans notre plateforme de gestion (Jobber) seulement. Avant de filmer, avisez les personnes qui vivent avec vous, ne filmez que le nécessaire et assurez-vous d'avoir le droit de filmer les lieux. Le fichier vidéo est conservé tel que votre téléphone l'a produit; un téléphone peut y inscrire des détails, par exemple sa marque, son modèle et l'heure du tournage.

2. Combien de temps nous la conservons

• Si vous ne retenez pas nos services : la suppression est prévue 30 jours après la date de la soumission.
• Si vous retenez nos services : la suppression est prévue 90 jours après la date du déménagement.
• En cas de réclamation pour dommages : la vidéo utilisée pour trancher la réclamation est conservée au moins un an après la décision, comme la loi l'exige. Si vous n'êtes pas d'accord avec notre décision, nous la conservons pendant les trois ans que la loi vous donne pour aller devant un tribunal. Elle est conservée plus longtemps si un appel est en cours ou si une autre obligation légale de conservation s'applique encore.
• Si vous ne retenez pas nos services et qu'aucune date de soumission n'a été inscrite : la suppression est prévue 30 jours après le premier jour de tournage.

Chaque suppression ci-dessus a lieu à la première exécution nocturne après la date prévue ou, si le serveur est hors service, à la première exécution nocturne après son retour en service, et elle est reportée si la loi nous oblige à conserver la vidéo plus longtemps.

Pour la sécurité, lorsque vous envoyez votre formulaire ou commencez à filmer, un compteur journalier conserve votre adresse IP avec les totaux du jour pendant environ 25 heures au maximum. Lorsque vous consultez ou confirmez votre liste d'inventaire au moyen de votre lien, notre journal des accès conserve votre adresse IP et les détails de votre navigateur pendant 12 mois; ce même journal inscrit chaque consultation de votre dossier par notre personnel. Nous gardons la preuve de votre consentement tant que vous êtes notre client et pendant 3 ans ensuite, à moins que la loi ne nous oblige à la conserver plus longtemps. Cette preuve ne contient ni votre adresse IP ni les détails de votre navigateur. Les copies de sauvegarde de tout ce qui figure dans cette section sont effacées dans les 30 jours suivant sa suppression.

3. Vos droits

Vous pouvez demander à consulter votre vidéo, à la faire corriger ou à la faire supprimer; nous répondons à chaque demande dans les 30 jours, comme la loi l'exige. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (ci-dessous). Lorsque vous demandez la suppression ou retirez votre consentement, un membre du personnel inscrit les dates du dossier à la main dans ce délai de 30 jours, les fichiers sont supprimés à la première exécution nocturne qui suit, et les copies de sauvegarde suivent dans les 30 jours, sauf si une réclamation ou une obligation légale nous oblige à les conserver. Vous pouvez aussi porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca). Lorsque vos renseignements sont communiqués à l'extérieur du Québec, vous pouvez aussi porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca). Les listes d'inventaire et le dossier de soumission sont conservés selon leur propre calendrier : 3 ans après le déménagement si vous retenez nos services, et 1 an après la date de la soumission, ou le premier jour de tournage si aucune date de soumission n'a été inscrite, si vous ne les retenez pas; ils sont supprimés à la fin de ce calendrier, à moins que la loi ne nous oblige à les conserver plus longtemps; une entrée copiée dans votre dossier de facturation est conservée pour la période fiscale (6 ans). Le jour du déménagement, le chef d'équipe peut vous montrer votre dossier sur son téléphone : la vidéo des pièces filmées, la liste confirmée et l'accès tel que déclaré.

4. Responsable de la protection des renseignements personnels

Responsable de la protection des renseignements personnels, CNS Logistics (9516-1626 Québec inc.)

info@cnslogistics.ca / 514-416-9610

5. Où vont vos renseignements

Des images fixes sont analysées par Anthropic, aux États-Unis; avant d'utiliser ce service, nous avons évalué les risques comme l'exige la loi québécoise et conclu une entente écrite avec Anthropic. Aux États-Unis, ces images fixes et ces noms de pièces sont soumis aux lois de ce pays et peuvent être accessibles à ses autorités chargées de l'application de la loi et de la sécurité nationale. Tout ce que ce service conserve est hébergé par OVHcloud à Beauharnois (Québec), y compris les copies de sauvegarde chiffrées; aux termes du contrat, des sociétés affiliées à OVHcloud situées à l'extérieur des États-Unis peuvent y avoir accès pour assurer la disponibilité, la sécurité et la maintenance du service.

Le tournage est facultatif. Si vous préférez ne pas filmer, ou si vous n'acceptez pas l'un des énoncés ci-dessous, vous pouvez quand même obtenir votre soumission de la façon habituelle : notre calculateur en ligne, ou par téléphone au 514-416-9610.